Tapahtumat työkalun monipuolinen käyttö

Kerää ilmoittautumisia, myy tuotteita ja vastaanota maksuja – kaikki yhdestä paikasta.

Tämän artikkelin avulla saat Tapahtumat-työkalusta enemmän irti: käytä sitä joustavasti nimilistojen keräämiseen, maksujen vastaanottoon, tuotteiden myyntiin, kyselyihin. 

Tapahtumat -työkalulla voidaan yleisesti:

- Kerätä tarvittavia nimilistoja mistä asiasta tahansa (esim. avainten omistajat, talkoot, vapaaehtoishaku)

- Kysyä henkilöiltä vastauksia (esim. pienet palautekyselyt)

- Kerätä maksuja ilmoittautuvalta henkilöltä heti ilmoittautumisen yhteydessä (esim. yksityiset maksut, sponsorimaksut jne.)

- Myydä mitä tahansa lisätuotteita kohdeyleisölle (esim. seuravarusteet, kausikortit, 10-kerran kortit)

Tapahtumat -työkalussa on monipuoliset rajaustoiminnot, jolla kohdeyleisöä voidaan rajata, kuten seuran jäsenyys, ikä, suoritettu meriitti, tietty lisenssi ja tietysti osallistujamäärä. Ilmoittautuvia voidaan myös pyytää/edellyttää vastaamaan seuran haluamiin lisäkysymyksiin tai hyväksymään ehtoja.

Esimerkkejä ja toteutusmalleja monipuolisesta työkalun käytöstä:

- Seuran kausikortin tai muun vastaavan kortin myynti

Ohjeet:

1. Luo yksittäinen tapahtuma.
2. Kerro tapahtuman kuvauksessa kortin ostoon liittyvät toimintaohjeet, esim. mistä kortin saa oston jälkeen, peruutusehdot jne.
3. Tee tapahtumasta yksityinen, jos et halua, että tapahtuma nousee julkiseen Sporttihakuun löydettäväksi.
4. Lisää tapahtumalle hinta (= kortin hinta). Kortteja voidaan myydä myös early bird -hinnoilla tiettynä ajankohtana tai myöntää alennuskoodeja. Mikäli kortteja on myynnissä vain rajallinen määrä, lisää ilmoittautumiseen osallistujamäärärajoitus. Jos sinulla on myynnissä samassa tapahtumassa eri hintaisia kortteja ja eri kortteja myynnissä rajallinen määrä, luo myytävät tuotteet lisätuotteina (kts. seuraava esimerkki vaatemyynnistä).
5. Vie tapahtuman ilmoittautumissivu löydettäväksi esim. seuran nettisivuille tai jaa seuran kanavissa.

- Seuran vaatemyynti lisätuotteilla (tai muu tuotemyynti) 

Katso tästä esimerkkitapahtuman ilmoittautumissivu: Esimerkki vaatetilauksesta

Ohjeet: 

1. Luo yksittäinen tapahtuma.
2. Kerro tapahtuman kuvauksessa tarkasti toimintaohjeet. Esim. mistä löydät sovituskappaleet, mistä vaatteiden nouto, tuleeko ilmoittaa seuralle, kun on ostoksen tehnyt, jotta seura osaa varautua jne.
3. Valitse onko tapahtuma julkinen (=löytyy Sporttihausta) vai lähetättekö linkin yksityisesti seuran toimesta esim. seuran jäsenille.
4. Luo tapahtuma ilman varsinaista osallistumismaksua eli määritä tapahtuma ilmaiseksi.
5. Luo myytävät tuotteet myyntiin lisätuotteina. Jos sinulla on myynnissä tuotteita, joista on valittavissa eri kokoja, luo lisätuote kohdasta "lisää lomakekenttä, jossa useampia vaihtoehtoja". Näin saat luotua kokovaihtoehdot myyntiin ja ostaja valitsemaan tuotteen tietyssä koossa. Myytävien lisätuotteiden määrä voidaan myös rajata tiettyyn määrään, jos esim. varastossanne on vain tietty määrä kyseistä tuotetta tai kokoa. Katso esimerkki ylläolevasta ilmoittautumissivusta.
6. Lataamalla tapahtuman Excel -raportin näet tarkasti, mitä henkilöt ovat ostaneet.

- Välinevaraston/toimiston avain

Katso tästä esimerkkitapahtuman ilmoittautumissivu: Välinevaraston avaimen vuokraus

Ohjeet:

1. Luo yksittäinen tapahtuma.
2. Kerro avaimen vuokrauksen käyttö- ja palautusehdot tarkasti kuvauksessa.
3. Tee tapahtumasta yksityinen, jos et halua, että tapahtuma nousee julkiseen Sporttihakuun löydettäväksi.
4. Lisää halutessasi vuokraukseen jokin maksu tai pantti, jonka seura voi halutessaan palauttaa avaimen palautuksen jälkeen. Henkilö maksaa maksu / pantin ilmoittautuessaan tapahtumaan.
5. Vinkki: Lisää pakollinen lisäkysymys ”Hyväksyn avaimen käyttöehdot”  
6. Vie tapahtuman ilmoittautumissivu löydettäväksi esim. seuran nettisivuille tai jaa seuran sisäisissä kanavissa.

- Yksittäiselle henkilölle tai henkilöille osoitettu maksu tai sponsorointimaksun keräys

Katso tästä esimerkkitapahtuman ilmoittautumissivu: Yksittäisen maksun keräys

Ohjeet:

1. Luo yksittäinen tapahtuma.
2. Kerro lyhyesti kuvauskentässä, mitä maksu koskee.
3. Luo tapahtuma yksityisenä.
4. Luo maksuun ilmoittautumismaksu.
5. Jaa ilmoittautumissivun linkki maksajalle tai yhteistyökumppanille.