Miten käsittelen henkilötietoja Suomisportissa? Miten Suomisport käsittelee henkilötietoja?

Jokainen lajiliitto on vastuussa henkilötietojen käsittelystä oman organisaationsa osalta.

Kukin lajiliitto vastaa siitä, että liiton henkilörekisteritiedoista on tehty lain vaatima seloste henkilötietojen käsittelytoimista, ja että henkilötietoja käytetään lainmukaisesti.

Linkki selosteeseen on lisättävä Suomisportiin tuotteiden myyntiinluonnin yhteydessä.
Samassa yhteydessä rekisteröityjä informoidaan rekisteristä.

Jokaisen Suomisportissa tuotteita myyvän lajiliiton ja organisaation tulee huolehtia siitä, että liikkujia informoidaan jokaiseen Suomisportiin myyntiin laitetun tuotteen osalta siitä, mihin liikkujan tietoja käytetään ja mihin tiedot välittyvät tuotteen oston jälkeen. Tämä tehdään tuotteiden luonnissa. Liikkujalle seloste näkyy hänen asioidessaan Suomisportissa.

Informoinnin voi tehdä kirjoittamalla liiton oma seloste henkilötietojen käsittelytoimista (entinen rekisteriseloste) ja julkaisemalla se esim. omilla nettisivuilla ja linkittämällä linkki Suomisportiin tuotteiden luonnissa.

Kuva: Suomisportissa myynnissä olevien tuotteiden alla tulee antaa seloste siitä mihin lajiliitto tietoja käyttää.

Mistä löydän mallipohjan rekisteriselosteeseen?

Mallipohjan selosteen kirjoittamiseksi löydät esimerksi: www.tietosuoja.fi -osoiteesta.
Tätä virallista selostetta ei lain mukaan ole välttämätöntä julkaista liikkujille, mutta se tulee olla olemassa. Sen sijaan laki velvoittaa, että liikkujalle tulee kertoa selkokielisesti, mihin hänen tietojaan käytetään ja mihin henkilötiedot mahdollisesti siirtyvät. Liitot voivat siis itse valita käyttävätkö virallista selostetta henkilötietojen käsittelytoimista liikkujille informoinnin välineenä vai informoivatko liikkujia tietojen käytöstä vapaammin esim. kuvalla tai muuten selkokielisemmin. 

Suomisportin omaseloste on esitetty liikkujille nettisivuilla sekä selkokielisenä kuvana että virallisena selosteena

henkilötietojen käsittelytoimista, kts. https://info.suomisport.fi/suomisport-tietosuoja/

Selosteessa tulee olla mainittuna myös sitoutuminen antidopingsääntöihin. Halutessa voi selosteesta linkata Suomen antidopingsäännöstöön: https://www.suek.fi/antidopingtyon-sopimukset-ja-saannostot

Yleistä henkilötietojen käsittelystä ja tietosuojasta Suomisportissa

Suomisportin perustana on henkilö- ja organisaatiorekisteri. Yksilöivänä tunnisteena liikkujista (henkilörekisteri) palvelun taustaprosesseissa (kuten vakuutustietojen käsittelyssä) käytetään liikkujan antamaa henkilötunnusta sekä liikkujalle muodostettavaa Sportti-ID-tunnistetta. Henkilöllä voi olla järjestelmässä vain yksi Sportti-ID.

Rekisteröityessään palveluun liikkuja tallentaa omat perustietonsa, joiden lisäksi rekisteriin tallentuu hänen hankkimansa lisenssit, vakuutukset ja muut palvelut ja tuotteet. Lisäksi rekisterissä on liikkujakohtaisesti tieto meriiteistä. Liikkuja voi ansaita meriitin esimerkiksi osallistumalla lajiliiton koulutukseen tai muuhun tapahtumaan, jonka perusteella lajiliitto on päättänyt myöntää meriitin/tunnustuksen. 

Suomisportin organisaatiorekisterissä yhteisöt luokitellaan liittoihin, piireihin/alueisiin ja seuroihin.

Palvelussa liikkuja kiinnittyy siihen organisaatioon, jonka toimintaan hän on osallistumassa, mutta esimerkiksi osastaessaan lajiliiton lisenssiä henkilö kiinnittyy sekä liittoon että seuraan, koska lisenssinostossa on kerrottava mihin seuraan lisenssi ostetaan.

Yhteystietojen päivittäminen ja tietojen poisto

Suomisportissa olevat osoitetiedot ovat mukana Postin ylläpitopalvelussa, josta liikkujien osoitteet päivitetään määräajoin Postiin tulleiden osoitteenmuutosten perusteella. Posti käyttää yhteystietojen ylläpidossa joko omaa osoiterekisteriään tai väestötietorekisterin tietoja. Ylläpitopalvelun kautta päivittyvät liikkujien ensisijaiset osoitteet.

Tietosuoja edellyttää tietojen poiston järjestelmässä. Henkilötiedot poistuvat liiton näkymästä 13 kuukauden jälkeen sen toimintakauden päätyttyä, jolloin henkilö on viimeksi ostanut tuotteen. Henkilötiedot poistuvat Suomisportista, kun henkilö on ollut passiivisena viisi (5) vuotta.

Liikkujat ja organisaatiokäyttäjät

Suomisportin organisaatiokäyttäjiä ovat lajiliittojen ja seurojen, kuntien, kaupunkien tai alueiden rekistereiden hallinnoijat, tietojen selaajat, päivittäjät ja käsittelijät. Lajiliitot voivat antaa seuroille oikeuksia päivittää ja selata seurojen organisaatio- ja liikkujatietoja. Jokaisella organisaatiokäyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana. Liikkujat kirjautuvat palveluun joko omalla sähköpostiosoitteellaan tai matkapuhelinnumerollaan. Sähköpostikirjautumisen yhteydessä lähetetään liikkujan ilmoittamaan sähköpostiosoitteeseen kertakirjautumislinkki, jota klikkaamalla käyttäjä pääsee profiilitietoihinsa. Puhelinkirjautumisen yhteydessä liikkuja saa puhelimeensa kertakirjautumiskoodin, jonka avulla hän pääsee palveluun ja omiin tietoihinsa.