Miten osallistumismerkintöjä tehdään ryhmien tapahtumiin

Tässä artikkelissa kerrotaan 1. miten huoltajat tai liikkujat ilmoittavat osallistumisestaan ryhmän tapahtumiin, 2. miten ryhmän vastuuhenkilöt ja ylläpitäjät tekevät läsnäolomerkinnät ja 3. miten tiedot näkyvät Suomisportin raporteissa.

• 1. Liikkujan ilmoittautuminen ryhmän tapahtumiin
• 2. Seurakäyttäjän / ryhmän ylläpitäjän osallistumismerkintöjen teko ryhmän tapahtumiin
• 3. Ryhmien osallistumistiedot -raportti

1. Liikkujan ilmoittautuminen ryhmän tapahtumiin

Jotta liikkuja voi ilmoittaa osallistumisestaan ryhmän tapahtumaan, hänen on kuuluttava ryhmään ja nähtävä ryhmän Kalenteri Suomisportissa. Liikkujalle helpoin tapa osallistumisen ilmoittamiseen on Suomisport-mobiilisovelluksen Kalenteri-sivulla. 

Liikkuja voi ilmoittautua tapahtumaan milloin vain kuuluessaan ryhmään.
Tapahtumaan ilmoittautuminen sulkeutuu, kun tapahtuma alkaa.

Kuva: Osallistumisen ilmoittaminen ryhmän tapahtumaan mobiilisovelluksesta (liikkuja).

2. Seurakäyttäjän / ryhmän ylläpitäjän osallistumismerkintöjen teko ryhmän tapahtumiin

Ilmoittautumistiedot näkee ja osallistujien osallistumismerkintöjä voivat tehdä ryhmään lisätyt ylläpitäjät ja vastuuhenkilöt sekä kaikki seurakäyttäjät (seurakäyttätäjät, joilla on käyttöoikeuksia seura- tai jaostotasolla). 

Osallistumismerkintöjä voi tehdä vain niille henkilöille, jotka kuuluvat ryhmään tapahtuman alkamisajankohtana. Osallistumisen voi merkitä myös henkilölle joka ei ollut ilmoittautunut harjoituksiin tulevaksi. 

Merkintöjä voi tehdä helposti suomisportin mobiilisovelluksesta tai käyttäen palvelun selainversiota.

Seuralle vastuuhenkilöiden tekemät osallistumismerkinnät ovat raporttien kannalta tärkeämpia sillä liikkujien itse tekemät ilmoittautumistiedot eivät näy seuran raporteissa, ainoastaan ryhmän sisällä Menneet tapahtumat -sivulla.

Osallistumisten merkintä: 

1. Mobiilisovelluksessa mene Kalenteri-sivulle ja klikkaa käynnissä oleva tai juuri päättynyt tapahtuma auki. Selainversiossa siirry  haluamaasi ryhmän Menneet tapahtumat -sivulle.

HUOM. Mobiilisovelluksessa osallistumisten merkintä aukeaa 30 minuuttia ennen tapahtuman alkua ja päättyy vuorokauden vaihtumiseen. Selainversion kautta voi merkitä osallistumisia myös takautuvasti.

2. Klikkaa Merkitse osallistujat -painiketta ja valitse ne henkilöt, jotka olivat paikalla.
Ryhmän yläpitäjä/vastuuhenkilö voi merkitä osallistuneiksi myös niitä henkilöitä, jotka eivät ole ilmoittaneet osallistumisestaan ennakoon.

3. Klikkaa lopuksi Tallenna. 

Kuva: Suomisport-sovelluksesta löydät näppärästi kaikki ryhmän tapahtumaan ilmoittautuneet. 
Näet kaikki ryhmään kuuluvat ja myös heidän yhteystietonsa. 

Kuva Selainversiossa Merkitse osallistujat -painikkeesta Ryhmän tapahtumat -välilehdellä.

3. Ryhmien osallistumistiedot -raportti

Osallistumistiedot raportti kuten kaikki muutkin Raportit-sivun raportit (Laajemmat jäsentiedot, Ryhmien henkilötiedot, Ryhmien osallistumistiedot) löydät Hallinnon työkalujen alta.

Rapotissa näkyvät vain ylläpitäjien/vastuuhenkilöiden tekemät osallistumismerkinnät. Raportissa ei näy liikkujien tekemät ilmoittautumiset!

Voit tulkita raporttia parhaiten latamalla sen ulos esim Exceliin. Muistathan, että käsittelet tietoja tietosuojasäännösten mukaisesti!

Näin löydät osallistumistietoraportin: 

Raportissa näkyy kaikkien seuran ryhmien osallistiumismerkinnät osallistumiskerroittain.

1. Mene Hallinnon työkalujen Raportti-osioon.

2. Vieritä sivua alaspäin kunnes löydät raportin nimeltä "Ryhmien osallistumistiedot".

3. Lataa raportti ulos palvelusta tarkempaa tutkimista varten klikkaamalla raporttinäkymän oikeasta alakulmasta löytyvästä pilvi-ikonista ja valitse haluamasi tiedostomuoto lataukselle.

Kuva: Ryhmien osallistumistiedot -raportti ja oikean alareunan Excel-vientivalinta.