Hur man lägger till närvaromarkeringar i gruppens evenemang

Suomisport samlar in information om deltagande och närvaro vid gruppens evenemang.

I den här artikeln beskrivs hur föräldrar eller deltagare själva kan markera om de kommer att delta i föreningens gruppevenemang.

Dessutom hittar du i den här artikeln information om hur gruppens ansvarspersoner kan göra närvaromarkeringar för gruppens evenemang och var dessa syns i Suomisports rapporter.

Deltagarens anmälan till gruppevenemang

För att en deltagare ska kunna anmäla sig som deltagande i gruppens evenemang måste de vara medlemmar i gruppen och kunna se gruppens kalender. Det enklaste sättet för deltagaren att anmäla sig till deltagande är via kalendersidan i Suomisport-appen.

Deltagaren kan anmäla sig till evenemanget när som helst så länge de är medlemmar i gruppen. Anmälan till evenemanget stängs vid tidpunkten när evenemanget börjar.

Bild: Närvaroanmälan till gruppens evenemang i mobilappen (för deltagaren).

Att göra närvaromarkeringar för gruppens evenemang som gruppadministratör och -ledare.

Anmälningsinformationen kan ses och närvaromarkeringar göras av gruppadmistratörer och ansvarspersoner för gruppen samt av alla föreningsanvändare (användare med behörighet på förenings- eller sektornivå). Även om en deltagare inte har anmält sig i förväg kan de markeras som närvarande av administratören.

Anmälningsinformationen som deltagarna själva gör syns inte i föreningens rapporter, endast på gruppens sida under fliken “Tidigare evenemang”.

Närvaromarkeringar kan endast göras för de personer som är medlemmar i gruppen vid tidpunkten för evenemangets början.

Exempel: En ny deltagare som ansluter sig till gruppen på onsdag kan inte markeras som närvarande vid tisdagens evenemang eftersom de inte var medlemmar i gruppen vid tidpunkten för evenemanget.

Så här gör du som gruppledare eller -administratör närvaromarkeringar:

1. Gå till kalendersidan i Suomisport-appen eller på webbplatsen för gruppens tidigare evenemang.

OBS! I mobilappen öppnas möjligheten att göra närvaromarkeringar 30 minuter innan evenemanget börjar och stängs vid midnatt. Du kan också göra närvaromarkeringar i efterhand via webbversionen.

2. Klicka på knappen "Markera deltagare" och välj de personer som var närvarande. Gruppadministratören/gruppledaren kan markera deltagande även för personer som inte har anmält sig i förväg.

3. Klicka på Spara.

Bild: Du kan enkelt hitta alla deltagare i gruppens evenemang i Suomisport-appen. Du kan se alla som tillhör gruppen och även deras kontaktuppgifter.

Bild: Registrera deltagare-knappen på webbversionen på gruppens evenemang-flik under tidigare evenemang. 

Rapport om gruppens deltagande

Rapporten om deltagande, precis som alla andra rapporter, fås från Rapporter-sidan. (Utförligare medlemsinformation, gruppmedlemsinformation, gruppens deltagarinformation, hittar du under “Verktyg för administration”.)

Du kan tolka rapporten bäst genom att ladda ner den till exempelvis Excel. Kom ihåg att hantera uppgifterna i enlighet med GDPR och dataskyddsförordningen!

Så här hittar du rapporten om deltagande:

1. Gå till Verktyg för administration och sedan till Rapporter.

2. Bläddra ned till rapporten "Gruppernas deltagarinformation".

3. Ladda ner rapporten från tjänsten för vidare analys genom att klicka på molnikonen längst ned till höger i rapportvyn och välj önskat filformat för nedladdning.

Bild: Rapporten om gruppens deltagarinformation och valet för Excel-export i det nedre högra hörnet.