Miten osallistumismerkintöjä tehdään ryhmien tapahtumiin

Suomisport kerää tietoa ryhmän tapahtumiin ilmoittautuneista ja tapahtuman läsnäolleista.

Tässä artikkelissa kerrotaan miten huoltajat tai liikkujat voivat itse merkitä ovatko he osallistumassa seuran ryhmän tapahtumiin. 

Lisäksi tästä artikkelistä löydät tietoa miten ryhmän vastuuhenkilöt voivat tehdä ryhmän läsnäolomerkinnät tapahtumissa ja mistä ne näkyvät Suomisportin raporteissa.

Liikkujan ilmoittautuminen ryhmän tapahtumiin

Jotta liikkuja voi ilmoittaa osallistumisestaan ryhmän tapahtumaan, hänen on kuuluttava ryhmään ja nähtävä ryhmän Kalenteri Suomisportissa. Liikkujalle helpoin tapa osallistumisen ilmoittamiseen on Suomisport-mobiilisovelluksen Kalenteri-sivulla. 

Liikkuja voi ilmoittautua tapahtumaan milloin vain kuuluessaan ryhmään. 
Tapahtumaan ilmoittautuminen sulkeutuu, kun tapahtuma alkaa.

Kuva: Osallistumisen ilmoittaminen ryhmän tapahtumaan mobiilisovelluksesta (liikkuja).

Seurakäyttäjän / ryhmän ylläpitäjän osallistumismerkintöjen teko ryhmän tapahtumiin

Ilmoittautumistiedot näkee ja osallistujien osallistumismerkintöjä voivat tehdä ryhmään lisätty ylläpitäjä ja ryhmän vastuuhenkilö sekä kaikki seurakäyttäjät (seurakäyttätäjät, joilla on käyttöoikeuksia seura- tai jaostotasolla). Vaikka liikkuja ei olisi ennakkoon ilmoittautunut, hänet voi seura merkitä läsnäoleeksi.

Seuralle liikkujien itse tekemät ilmoittautumistiedot eivät näy seuran raporteissa, ainoastaan ryhmän sisällä Menneet tapahtumat -sivulla.

Osallistumismerkintöjä voi tehdä vain niille henkilöille, jotka kuuluvat ryhmään tapahtuman alkamisajankohtana.

Esimerkki: Keskiviikkona ryhmään liittynyttä uutta liikkujaa ei voi merkitä osallistuneeksi eilisen tiistain tapahtumaan, koska ei kuuluunut silloin vielä ryhmään. 

Näin merkitset osallistumisia: 

1. Mene Suomisport-sovelluksen Kalenteri-sivulle tai selainversiossa ryhmän Menneet tapahtumat -sivulle.

HUOM. Mobiilisovelluksessa osallistumisten merkintä aukeaa 30 minuuttia ennen tapahtuman alkua ja päättyy vuorokauden vaihtumiseen. Selainversion kautta voi merkitä osallistumisia myös jälkeenpäin.

2. Klikkaa Merkitse osallistujat -painiketta ja valitse ne henkilöt, jotka olivat paikalla.
Ryhmän yläpitäjä/vastuuhenkilö voi merkitä osallistuneiksi myös niitä henkilöitä, jotka eivät ole ilmoittaneet osallistumisestaan ennakoon.

3. Klikkaa lopuksi Tallenna. 

Kuva: Suomisport-sovelluksesta löydät näppärästi kaikki ryhmän tapahtumaan ilmoittautuneet. 
Näet kaikki ryhmään kuuluvat ja myös heidän yhteystietonsa. 

Kuva: Merkitse osallistujat -painikkeesta selainversiossa Ryhmän tapahtumat -välilehdellä.

Ryhmien osallistumistiedot -raportti

Osallistumistiedot raportti kuten kaikki muutkin Raportit-sivun raportit (Laajemmat jäsentiedot, Ryhmien henkilötiedot, Ryhmien osallistumistiedot) löydät Hallinnon työkalujen alta.

Voit tulkita raporttia parhaiten latamalla sen ulos esim Exceliin. Muistathan, että käsittelet tietoja tietosuojasäännösten mukaisesti!

Näin löydät osallistumistietoraportin: 

Raportissa näkyy kaikkien seuran ryhmien osallistiumismerkinnät osallistumiskerroittain.

1. Mene Hallinnon työkalujen Raportti-osioon.

2. Vieritä sivua alaspäin kunnes löydät raportin nimeltä "Ryhmien osallistumistiedot".

3. Lataa raportti ulos palvelusta tarkempaa tutkimista varten klikkaamalla raporttinäkymän oikeasta alakulmasta löytyvästä pilvi-ikonista ja valitse haluamasi tiedostomuoto lataukselle.

Kuva: Ryhmien osallistumistiedot -raportti ja oikean alareunan Excel-vientivalinta.