Ryhmän kausimaksun luonti

Ryhmän kausimaksu -toiminto on monipuolinen työkalu kerätä ryhmän / joukkueen kausimaksuja sekä muita toiminnan maksuja. Seurakäyttäjät ja ryhmän ylläpitäjät voivat luoda ja muokata ryhmien kausimaksuja. Kausimaksut luodaan aina ryhmäkohtaisesti. Käytön sovellusmalleja voi kysyä myös Suomisportin asiakaspalvelusta!

Näin luot kausimaksun

1. Siirry seuran etusivulta Toiminnan työkaluista Ryhmät-osioon.

2. Siirry haluamaasi ryhmään klikkaamalla ryhmän nimeä.

3. Siirry ryhmän Maksut-välilehdelle luodaksesi maksuja ja klikkaa Uusi kausimaksu –painikkeesta.

4. Nimeä kausi ja määritä maksukauden alku- ja päättymisaika. Maksukausi vaikuttaa maksujen osoittamiseen         ryhmässä. Voit osoittaa maksuja ryhmässä vain maksukauden aikana mukana olleille liikkujille. Myöhemmässä vaiheessa voit luoda kauden sisälle yhden tai useamman maksun.

Kuva: Kausimaksun nimeäminen ja ajanjakson määrittely 

5. Luo seuraavaksi ryhmälle maksu täyttämällä pyydetyt tiedot. Jos haluat pilkkoa maksun useampaan osaan tai luoda erisuuruisia maksuja, luo kauden sisälle useampi maksu "lisää maksu" painikkeesta. 

HUOM. maksut voi luoda myös etukäteen, vaikka ryhmässä ei olisi vielä ketään liittyneenä esim. kauden alussa.

Kuva: Maksu luonti ja täytettävät tiedot. 

Maksun tiedot ja selitteet:

• Maksun nimi: maksu näkyy tällä nimellä osallistujalla ja hänen huoltajillaan Sporttitilillä. Nimeä maksu kuvaavasti ja ymmärrettävästi. 
• Maksun kuvaus: tähän voit kirjata tarkemman kuvauksen tai viestin maksusta vastaanottajille.
• Maksun ajanjakso: määrittele, mitä ajanjaksoa maksu koskee. Jos teet esimerkiksi kuukausittaisen maksun, merkitse ajanjaksoksi aina kuukausi.
  • Pienempiin ajanjaksoihin pilkottuja kausimaksuja on helpompi muokata ja osoittaa, esim. kesken kauden mukaan tuleville.
• Maksun hinta ja eräpäivä: Määrittele maksulle hinta, vähimmäismaksuaika ja eräpäivä.
  • Vähimmäismaksuajalla annetaan 7, 14 tai 30 päivää maksuaikaa maksun maksamiselle sellaisissa tilanteissa, kun maksu osoitetaan henkilölle liian lähellä asetettua eräpäivää tai eräpäivän jälkeen. Tällaisia tilanteita tulee usein silloin, kun ryhmään liitytään kesken kauden. Palvelu laskee maksun erääntymään automaattisesti 7, 14 tai 30 päivän kuluttua maksun osoittamisesta. 
  • Esimerkki: Kausimaksulle määritelty eräpäiväksi 10.9 ja vähimmäismaksuaika 7 päivää. Henkilö liittyy ryhmään 15.9. Hänelle osoitetun kausimaksun eräpäiväksi tulee 22.9.

• Maksun automaattinen / manuaalinen osoittaminen: Maksun voi valita osoittautumaan automaattisesti henkilöille, jotka liittyvät ryhmään maksun ajanjakson aikana. Mikäli valitset manuaalisen osoituksen, maksua ei automaattisesti osoiteta uusille ryhmään liittyville, vaan maksu täytyy käydä erikseen osoittamassa.
• Maksun tiliöinti: Valitse maksun tiliöintikohde, jos Suomisport on yhdistettynä sähköiseen taloushallinnon järjestelmään. Voit myös manuaalisesti kirjoittaa kenttään tiliöintitiedon, mikä näkyy tilitysraportissa.
  

6. Jos luot useampia maksuja kaudelle, klikkaa "Lisää maksu" -painiketta. Voit luoda kauden sisään haluamasi määrän maksuja. Valitse joko "uusi maksu" tai  "uusi maksu edellisen tiedoilla" kopioidaksesi edellisen maksun tiedot uuden maksun pohjaksi.

Kuva: Lisää maksu 

Maksujen osoittaminen

7. Kun olet luonut kaikki kauden maksut ryhmälle, pääset maksujen osoittamiseen halutuille henkilöille. Maksuja voi osoittaa kerralla kaikille ryhmässä klikkaamalla ylintä valintaruutua tai yksittäin klikkaamalla valintaruutua halutun henkilön kohdalta. Henkilö, jolle maksua ei ole merkitty, ei sitä saa. 

Muistiinpano: Voit lisätä henkilön kohdalle muistiinpanon. Muistiinpano on sisäinen tieto ja näkyy vain tässä taulukossa seurakäyttäjille. Tähän voi esim. lisätä tiedon, miksi jotakin maksua ei ole henkilölle osoitettu.  

Kuva: Maksun osoittamistaulukko ryhmän henkilöille. 

8. Näet tarvittaessa lisätietoja maksuista sekä liikkujista viemällä hiiren henkilön nimen, maksun numeron tai henkilölle osoitetun maksun päälle. 

Kuva: Maksun lisätiedot

Kuva: Henkilökohtaisen maksun lisätiedot

9. Julkaise maksu, tai tallenna maksu luonnokseksi myöhempää julkaisua varten. 

• Julkaisun jälkeen, osoittamasi maksut siirtyvät heti maksettavaksi valitsemillesi henkilöille heidän Sporttitilien Maksut-osioon. Henkilö ja hänen huoltajansa saavat ilmoituksen uudesta seuran osoittamasta maksusta sähköpostiinsa ja Suomisport-sovellukseen. 
• Erääntyneestä maksusta tulee automaattisesti ilmoitus mobiilisovellukseen ja sähköpostiin. 
  Muistutusviestejä tulee eräpäivänä ja 14 päivän välein, kunnes maksu on maksettu
• Yhteystietona maksuissa näkyy jaoston (yksilajiseurassa termi on Toiminta) sähköpostiosoite, minkä seura on itse tallentanut Suomisporttiin. Käykää siis tarkistamassa jaoston sähköpostiosoite kuntoon ennen maksujen osoittamista! Sähköposti löytyy klikkaamalla seuran etusivulta "Katso tarkemmat tiedot" -painiketta ja sieltä valitkaa näytettäväksi Jaosto (Toiminta).

10. Luotuja kausimaksuja voi muokata, osoittaa uudelleen, peruuttaa tai poistaa vaikka maksu olisi jo julkaistu.

Esimerkkejä seuran kausimaksuista

ESIMERKKI 1: Yksi ja samansuuruinen maksu kaikille koko kaudesta
Luo yksi maksu, jossa ajanjakso koko kauden mittainen.

ESIMERKKI 2: Ryhmän sisällä on kaksi eri hintaryhmää esim. kolme kertaa viikossa osallistuvat ja kaksi kertaa viikossa osallistuvat. 
Luo kaksi maksua ja määritä maksuille haluamasi ajanjakso ja hinta. Useita maksueriä luotaessa, apuna kannattaa käyttää edellisen maksuntietojen kopiointitoimintoa.
 
ESIMERKKI 3: Ryhmältä kerätään maksuja joka kuukausi.
Luo maksuja koko kauden ajaksi, joiden ajanjakson pituus on 1 kk (12kk kestävälle kaudelle 12 kpl). Nimeä maksu kuukauden nimellä selvyyden vuoksi. Luo jokaiselle maksulle hinta ja eräpäivämäärä. Käytä maksujen luonnissa apuna edellisen maksun kopiointitoimintoa.

Katso video kausimaksujen luonnista: 

Huom! Videolla ei ole kaikkia uusimpia toimintoja kuvattu, esim. vähimmäismaksuaikaa.